档案馆获档案工作优秀案例二等奖
发布于:2016/11/9 9:29:39       查看次数:2748

112日至5日,教育部直属高校档案工作协会馆长论坛暨档案工作优秀案例评审会议在西南交通大学举行,我校档案馆选送的档案工作案例“以服务需求为导向——厦门大学电子学籍档案管理与利用系统的自主开发实践”荣获二等奖。

学籍档案是高校学籍管理活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是高校档案的主体、核心和重点。随着社会的发展,高校毕业生出国留学、移民、就业、职称评聘、继续教育、资格考试、补办毕业证书、学位证书等,需要利用学籍档案的地方越来越多, 学籍档案利用率不断升高。根据我校档案利用的信息统计,学籍档案利用约占档案馆档案利用的85%左右。而传统的学籍档案管理利用模式落后繁琐:工作人员以手工查找纸质学籍档案, 提供复印件为主;毕业生出国成绩单、证书打印系统,依然以手工录入的方式,按需调档,再对照实体档案录入学生的基本信息和成绩信息,再请外文学院教师翻译成英文,效率低下;毕业生需要先到档案馆提交相关的个人信息和证书副本,等待办理周期完成后再来取件,每次办理需要两次来馆。

  厦大档案馆以服务民生档案需求为导向,主动作为,围绕高校档案的核心职能——学籍档案数据的管理和利用这一重点业务,自主开发了一套集数据采集、信息管理、信息编录、信息利用的电子学籍档案管理与利用系统,实现对毕业生“出国成绩单证明”办理的信息化业务流程管理,从来访自助登记办理(或网上预约申办)、调档、编录打印、校核、取件办结等都能通过该系统进行实时记录和跟进,简化了办事流程,避免了办理人多次来访的麻烦,提高了业务办理效率。据不完全统计,该系统自20164月上线运行以来,6个多月累计已受理申办“出国成绩单证明”的订单1500多人次,其中95%以上为网上预约订单,即便来馆现场办理也能通过相应设备和终端进行自助登记。