[科技档案]全日制本科生学籍档案归档要求
发布于:2014/3/26 9:15:37       查看次数:4420

全日制本科生学籍总卡的归档要求

厦门大学学籍档案管理细则 

    为了加强学校学籍档案资源建设,做好学籍档案资料的收集归档工作,更好地为学生学籍管理、学校管理和社会需要服务,根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规文件的规定精神,对我校学籍档案管理工作中归档范围、归档整理要求、档案利用、监督管理等工作,制定如下管理细则。

一、归档范围及保管期限

    学生自入学之日起,在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录都属学籍档案范围。具体范围及保管期限见附件。

二、质量要求

归档材料记录内容应完整,所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

1、手工书写应用黑色、蓝黑色墨水,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写,字迹工整清晰,签字盖章手续完备。

2、去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物,对破损的文件材料应进行修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3、学生学籍总登记卡和成绩单(凡有学籍者都须交,包括中途退转学等未获毕业证书的学生)在该届毕业生毕业后一律归档。学籍总登记卡、成绩原件及其他附带学生学籍归档材料,都须加盖学院公章和教务处公章。

 

4、每个专业均要附一份详细有学号的学生名单,其中休学、退学、复学、结业、肄业、辅修、转专业(入)、转学(出、入)、交流、提前毕业等异动的学生要在学生名单中注明,请按附件《学生名单目录模板》填写。

 

5结业换证生的学籍总登记卡、成绩单原件与《厦门大学本科结业生换证登记表》等其他附带学生学籍材料交流生的交流成绩单原件及《厦门大学交流生学分转换审批表》(含课程中文翻译件)务必要归档。

6、毕(结)业生名单签领表、本科双学位名单签领表、辅修本科专业名单签领表、换证毕业生名单签领表等须每页加盖学院公章和教务处公章,并与学籍总卡一起归档。

7辅修专业的学籍总卡的归档范围与要求同上;另外,在所附详细学号的学生名单中,必须标注获得双学位或辅修情况

8、电子档案与纸质档案双套保存,确保内容一致。教务处、研究生院、继续教育学院相关学籍信息管理系统应具备为每个学生生成与纸质学籍总卡内容一致的可调阅的电子学籍文档,并在软件系统上提供向档案馆移交管理的功能。学籍信息的具体数据应当按档案馆需求及时以数据库形式向档案馆移交(或提供数据导出功能)。

 

三、归档立卷要求

学籍档案管理是学校管理工作的重要组成部分,学籍档案材料应及时收集、整理,移交学校档案馆。

1、各学院学籍管理人员应按要求及时记录、积累学籍档案材料,并定期进行整理。

2、坚持由学籍文件材料形成部门立卷的原则。立卷时,每个学生的学籍总登记卡在前,成绩单在后,并按学号顺序排列,学生照片粘贴时请注意防止前后页粘在一起,学籍总卡打印时要留出3厘米距离空白装订位置。在应归档学籍材料收集、整理后,学籍管理部门的专(兼)职档案员于该届学生毕业后3个月内向档案馆归档。

3、学籍档案须由学籍管理部门的专(兼)职档案员本人到档案馆办理移交手续,移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,凡不符合规定要求者,档案馆拒绝接收,并限期改正补交。

4、移交档案须填写《全日制本专科生学籍总卡移交清单(点击下载《全日制本专科生学籍总卡移交清单)。移交清单A4纸张打印一式两份,交接完毕后,双方各执一份。

四、监督管理

档案馆会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查;
档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的指导。

1、凡已归档的文件材料需要修改时,必须经文件材料形成部门的主管领导签字批准;未经批准,不得修改任何文件材料。

2、加强对学籍档案管理工作的监督和检查,建立定期检查制度,及时研究解决档案管理工作中的问题。

3、对违反本办法,涂改、伪造、损毁学籍档案材料等行为要追究责任,严肃查处。

 

本细则由档案馆负责解释。本细则自发布之日起执行。

下载:
1.全日制本科生学籍档案移交清单
2.学生名单目录模板
3.双学位学生名单模板                    


 

厦门大学档案馆

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