全校各学院:
毕业生合影照片是学校具有重要保存价值的档案资源,对于学校和各单位开展纪念活动、举办展览等具有重要意义。为做好2018届毕业生合影照片的归档工作,特将有关事项通知如下:
一、归档范围
2018届毕业研究生、本专科生(包括全日制、在职、成教等)合影照片,纸质照片和电子版照片各一份。
二、归档要求
1. 各学院应高度重视此项工作,由各学院负责学生工作的领导牵头负责,指定专人(教学秘书、辅导员或其他团委工作人员)做好2018届毕业生合影照片的收集、整理和归档工作。
2. 纸质照片和电子照片各归档一份。照片要影像清晰、画面完整,电子照片还要保持原始像素和尺寸,不得进行压缩处理。
3. 电子照片为JPEG格式,文件名以“厦门大学**学院**届**系**专业(本科、硕士、博士)毕业合影”的方式命名。
4. 照片须附上届别、院系、专业、照片中人员姓名等文字说明(文字说明模板见附件1),照片中人员姓名应按人员排列顺序标注,教师和领导要在其姓名后注明职务。
纸质照片的文字说明须打印出来附在照片背面,与照片一起过塑后归档。电子照片的文字说明文档须与电子照片一并归档。
三、归档时间
2018年7月13日前。
四、档案移交
1. 以学院为单位填报《厦门大学毕业生合影照片移交清单》(见附件2),用A4纸打印一式二份,签字盖章后,与纸质照片一并移交至档案馆。
2. 以学院为单位,将电子照片及电子版文字说明一并发送到电子邮箱:zhangluyang@xmu.edu.cn。
如有疑问,可联系档案馆张老师,联系电话2185606。
附件1:照片文字说明模板
附件2:厦门大学毕业生合影照片移交清单
厦门大学档案馆
2018年6月6日