通 知

全校各部、处、各单位：

根据高等学校档案工作规范和《厦门大学文件材料立卷归档办法》等文件的要求，请各专（兼）职档案工作人员将本单位上年度有关文件材料按照以下要求整理立卷，在7月底前向档案馆归档。档案馆地址：思明校区图书馆南侧一楼。

立卷范围：本部门在上年度工作中形成的、上级领导部门下发的、对本部门工作有凭证和参考价值的文件材料。具体归档范围详见厦大综〔2019〕34号文。

立卷要求：

1、按部门立卷，以件为单位。有文号的文件按文号顺序排列；无文号的，以内容分类，按时间顺序排列。一份完整的归档文件材料包括审稿单（OA行文阅办单）、正式文件（两份）、文件原稿(OA行文的定稿)、附件等（上级下发相关文件附其后），如有缺漏、重号或其他需注明事项，应在卷内目录和移交清单的备注栏中说明；

2、归档文件材料应归原件，若无原件，则可归复印件，复印件首页要加盖立卷单位红章；对工作仍有指导意义的上年度本部门或上级文件，原件归档，留用复印件；传真件、字迹不清晰的文件应按文件原貌复制或进行字迹加固处理，并加盖立卷单位红章归档；

3、纸质文件材料中有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。归档范围内的电子公文阅办单需交由主办部门领导签字确认并加盖公章，方可归档（详见(2012)厦大办 24号文件）；

4、去掉文件材料中的订书钉、回形针等金属物；

5、对纸质文件材料打页码，页码是自0001开始的流水号，打在每页文件材料的右上方；

6、涉密文件材料应单独立卷、单独填写卷内目录和移交清单、标明密级和保密期限。

7、打印归档文件材料卷内目录和移交清单（见附件），一式两份，其电子版用U盘提交档案馆；

8、具体归档规定详见(2012)厦大办 24号文、厦大综[2019]34号文。

咨询电话： 2182238 联系人：曾晓秋

 附件1文书档案卷内文件目录.xlsx

 附件2文 书 档 案 移 交 清 单.xlsx

 附件3涉密文书档案卷内目录.xlsx

 附件4涉密文书档案移交清单.xlsx