各学院（研究院）：

学科、学院（研究院）大型纪念活动档案真实记载了活动开展过程，对学校的建设与发展具有重要的查考利用价值，是学校宝贵的资源和财富，应当及时收集、整理并妥善保管。为做好学科、学院（研究院）大型纪念活动档案的归档工作，根据《关于进一步加强重大事项档案管理工作的通知》（厦大综〔2021〕9号）要求，现就有关事项通知如下。

一、归档范围

（一）文中所述的大型纪念活动特指逢五、逢十的纪念活动。

（二）原则上按《关于进一步加强重大事项档案管理工作的通知》规定的管理范围开展学科、学院（研究院）大型纪念活动档案的归档工作。即在纪念活动中产生的，具有保存利用价值的文字、照片、音频、视频、标志性实物等不同形式的历史记录都应当收集归档。

（三）归档材料参考清单

1.关于开展纪念活动的请示、报告、批复、会议纪要、决定、通知、公告等文件材料；

2.上级机关、领导的来电来文、批示指示等；

3.纪念活动指南、日程安排、简报；

4.庆典方案、会议程序、主持词、各级领导和代表讲话稿；

5.贺电、贺信、题词等；

6.邀请函、嘉宾名册及签名簿等；

7.纪念活动的画册、邮票、宣传片、宣传展览的设计资料；

8.纪念活动标志、纪念章；

9.反映纪念活动的照片、音频、视频（包括庆祝大会、文艺晚会、学术会议、院友返校活动等）；

10.为纪念活动编辑出版的出版物等；

11.为纪念活动组织的有关论坛、报告、知识问答等庆典活动材料；

12.各新闻媒体对纪念活动的宣传报道材料；

13.纪念活动工作总结、表彰等材料；

14.纪念活动中形成的其他具有保存价值的材料。

二、责任分工

（一）各学科、学院（研究院）等大型纪念活动的主办或承办单位负责统筹开展纪念活动档案的收集、整理和移交归档工作。学院下属的系、所、中心等单位的大型纪念活动的档案归档工作参照此通知执行。

（二）各学科、学院（研究院）等大型纪念活动的主办或承办单位应明确指定档案员专门负责纪念活动档案的收集、整理和移交归档工作。

（三）档案馆负责纪念活动档案归档工作的业务指导。

（四）联合举办的活动，由牵头单位负责活动档案的收集、整理和移交归档工作。

三、归档要求

（一）文书档案的归档要求参见附件1，声像档案的归档要求参见附件2。

（二）原则上纪念活动档案应于纪念活动结束后一个月内完成归档工作。

四、联系方式

文书档案：薛小勤、蔡秋才，电话0592—2183438

声像档案：张璐阳、蔡秋才，电话0592—2183438

                                     档案馆

2022年6月6日