全校各单位：
为进一步深入落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示精神，认真实施档案法和相关法律法规，加强我校重特大事件档案的科学管理，进一步做好新型冠状病毒感染疫情防控专题档案建设工作，现就有关工作通知如下。
一、工作目标
在2022年已完成全校2020、2021年度新冠肺炎疫情防控专题档案收集归档工作的基础上，完成全校2022年度专题档案的收集归档，并对2023年之后新型冠状病毒感染实施“乙类乙管”，按年度进行常规收集归档工作。
二、职责分工
学校疫情防控工作领导小组办公室会同档案馆负责修订完善新冠肺炎疫情防控专题档案建设方案。档案馆负责对专题档案收集归档工作进行业务指导，接收、整理和集中保管该专题档案。全校各单位认真做好本单位新冠肺炎疫情防控专题档案的收集、整理、移交、归档，做到相关档案应收尽收，应归尽归，应交尽交，不遗漏、不散失。
三、收集归档范围
新冠肺炎疫情防控档案是指在新型冠状病毒感染疫情防控工作中直接形成且具有保存价值的纸质文件、照片、音频、视频、电子文件、网页、实物等形式和载体的原始记录。学校新冠肺炎疫情防控工作文件材料收集归档范围主要包括：
1.学校领导关于疫情防控工作的指示、批示、讲话、会议记录和上级领导来校视察、检查疫情防控工作时形成的文件材料，需要学校贯彻执行的上级单位、同级单位的疫情防控文件材料。
2.校党委、校行政及新冠肺炎疫情防控工作领导小组关于疫情防控和恢复教学、科研、校园秩序等各项工作的规定、办法、意见、通知、会议记录等文件材料。
3.学校各部门关于疫情防控工作的计划、安排、实施方案、工作措施、工作报告、各类报表、工作总结、会议记录等材料。
4.学校疫情防控期间开展线上教学的相关材料，包括文件记录、抗疫教学课件、图片影像和工作日志等材料。
5.学校疫情防控科研攻关单位形成的科研项目材料，包括立项申请、批复、科研过程、实验数据、成果及推广应用等材料。
6.学校在疫情防控工作中形成的各级、各类新闻报道（包括传统媒体、新媒体、融媒体等）、疫情防控政策咨询、防控知识科普资料（含出版物等）、文艺作品、宣传品及宣传材料。
7.学校在疫情防控中捐赠外单位及接受社会捐赠、物资收储、分配使用等方面的材料，包括信函、捐赠签名、捐赠证书、照片、视频和媒体宣传材料。
8.学校加强与疫情防控有关的校园治安综合治理、安全保卫、校园卫生防护等方面的材料。
9.学校在疫情防控工作中医药用品和相关物资的生产、采购、调拨和保障师生员工生活等方面的材料。
10.学校疫情防控工作中的宣传表彰活动、典型事迹、经验教训等方面的材料。
11.学校附属医院团队在抗疫期间形成的相关文件材料，特别是奔赴各地抗击疫情一线医护人员的个人照片、请战书、抗疫日记、信函（家书）、社交媒体聊天记录、证书，开展医疗救治工作的照片、视频、差旅凭证、媒体宣传材料和防护用品等实物。
12.厦门大学附属翔安医院关于疫情防控工作的各种预案、方案、医案、标准及治疗技术与操作规程等材料。反映新冠患者在接受医护人员医治过程中形成的档案资料，如日记、病历材料、照片、音视频等。
13.学校及师生员工荣获全国、全省、全市、全校抗击新冠肺炎疫情先进个人、先进集体的照片、音视频、证书、简历、事迹材料等。
14.学校其它与疫情防控工作有关的具有保存价值或特殊意义的文件材料，特别是战斗在抗疫一线的医护、教学、科研、管理、后勤保障等方面工作人员、志愿者的相关材料。
新冠肺炎疫情防控档案保管期限统一定为永久。
四、工作要求
1.各单位明确本单位新冠肺炎疫情防控专题档案归档工作分管领导和兼职档案员，于5月15日前将本单位专题档案归档分管领导和兼职档案员信息（附件1）报送至邮箱archives@xmu.edu.cn，兼职档案员扫描附件1内二维码入群。
2.新冠肺炎疫情防控专题文书档案归档要求见附件2，声像档案归档要求见附件3，科研档案归档要求见附件4。
3.2022年度新冠肺炎疫情防控专题档案收集归档工作应于2023年8月30日前完成，分类别向档案馆归档。
五、联系方式
文书档案：薛小勤，电话0592—2182238
声像档案、科研档案：张璐阳，电话0592—2183438
教学档案：吴爱华，电话0592—2183438
档案馆邮箱：archives@xmu.edu.cn
附件：
附件1：新冠肺炎疫情防控专题档案联络信息表.xlsx
附件2：新冠肺炎疫情防控文书档案归档要求.rar
附件3：新冠肺炎疫情防控声像档案归档要求.docx
附件4：新冠肺炎疫情控科研档案归档要求.docx
防控办 档案馆
2023年5月10日
