全校各部门：

根据高等学校档案工作规范和《厦门大学文件材料立卷归档办法》等文件的要求，请各专（兼）职档案工作人员将本单位2022年度有关文件材料按照以下要求整理归档，于2023年7月31日前向档案馆归档。

一、归档范围

本部门在年度工作中形成的、上级领导部门下发的、对本部门工作有凭证和参考价值的文书材料。具体归档范围参见《关于印发<厦门大学部门文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》（厦大综〔2019〕34号）。

二、归档文件整理方法

（一）归档文件以自然件为保管单位整理归档

1.件的构成：正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年为一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.件内文件排序：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

（二）归档文件的排列

归档文件按保管期限（永久在前，定期在后），并按时间结合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（三）归档文件的编页

1.按照件内文件排序依次给每一页文件编上顺序号。纸质归档文件以件为单位编制页码，不同的件之间页码不连续编制。页码采用阿拉伯数字，从“0001”开始编制，页码字迹应具有耐久性。

2.页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或者背面左上角的空白位置。不漏号，不重号，不压图文。归档文件有图文的页面均应编制页码，正反面都有图文的，应一页编一个页码，没有内容的空白页不编页码。折叠的归档文件按未折叠时的有效图文进行编页。

3.文件材料已印刷成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

（四）归档文件的编目

按照文件排列顺序编制归档文件目录（附件1），应逐件准确、详细填写序号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、公开属性、备注等项目信息。

1.序号：归档文件的顺序号。

2.文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

3.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

4.题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

5.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

6.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

7.保管期限：文件的保管期限，为永久或定期，定期又分为30年和10年。

8.公开属性：主要有不予公开、依申请公开和主动公开三种形式。

9.备注：注释文件需要说明的情况。

（五）归档文件的装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，对应的归档文件目录放入相应的档案盒内，归档文件数量多时可分盒，每盒不超过400页。归档文件不止一盒的，用铅笔在档案盒背脊上编好序号。

（六）填写备考表

备考表置于每盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（附件2）。

1.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2.整理人：负责整理归档文件的人员的签名或签章。

3.整理日期：归档文件整理完成日期。

4.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章，即立档单位负责人的签名或签章。

三、注意事项

（一）一份完整的归档文件材料包括审稿单（OA行文阅办单）、正式文件（两份）、文件原稿（OA行文的定稿）、附件等（上级下发相关文件附其后），如有缺漏、重号或其他需注明事项，应在归档文件目录、移交清单的备注栏中说明。

（二）归档文件材料应归原件，若无原件，则可归复印件，复印件首页要加盖归档单位红章；对工作仍有指导意义的2022年度本部门或上级文件，原件归档，留用复印件；传真件、字迹不清晰的文件应按文件原貌复制或进行字迹加固处理，并加盖归档单位红章归档。

（三）纸质文件材料中有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。归档范围内的电子公文阅办单需交由主办部门领导签字确认并加盖公章，方可归档（详见（2012）厦大办24号文）。

（四）去掉文件材料中的订书钉、回形针等金属物。

（五）涉密文件材料应单独整理归档、单独填写归档文件目录（附件4）和移交清单（附件5）、标明密级和保密期限。

（六）打印归档文件目录和移交清单（附件3）一式两份，归档文件目录和移交清单电子版用U盘存储后连同纸质文件材料一并提交档案馆。

联系人：薛小勤，电话：0592—2182238

档案馆地址：思明校区图书馆南侧一楼

档案馆

2023年6月5日