第一章  总则

第一条 为了加强学校本专科生学籍档案资源建设，做好本专科生学籍档案的收集归档利用工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《高等学校档案管理办法》和有关法规文件的规定，结合我校工作实际，制定本细则。

第二章  归档范围

第二条 。

第三条 实行电子学籍档案与纸质学籍档案双套归档保存制度，并确保内容一致。教务处、学生处、马来西亚分校、继续教育学院、海外教育学院、国际学院的相关学生信息管理系统应具备为每个学生生成与纸质学籍档案内容一致的可调阅的电子文档，条件具备的情况下，可在电子文档上加注形成单位的电子签章，进一步确保电子文档的有效性和安全性。同时，相关学生信息管理系统应当按照档案馆需求提供数据归档模块以便及时进行数据归档，具体实现形式可通过批量导出、开放数据库视图、开发专用接口等。

具体归档文件材料名称、立卷归档部门见附件1。

第三章  归档材料要求

第四条 归档材料记录内容应完整准确，字迹工整清晰、附着纸张牢固，签字盖章手续完备，印章清晰完整，更正处须加盖校对章和单位公章，所使用的书写印制材料、纸张、装订材料等应符合档案长久保存要求，具体如下：

（一）手工书写应用黑色、蓝黑色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；计算机输出打印应使用激光打印机，不得使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。纸质档案应采用耐久性强的纸张，应使用光面纸，不得使用糙面纸、毛面纸。

（二）归档前去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，破损的文件材料应进行修复，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制后加盖单位公章，并与原件一起归档。

第五条 全日制本科生学籍总登记卡、学生成绩单等归档文件材料应注意：

（一）学籍总登记卡应体现学生的辅修情况；照片粘贴处须粘贴照片，粘贴时要注意防止前后页粘连。

（二）主修专业的学生成绩单不体现辅修课程成绩；学生成绩单须按照《厦门大学学生成绩单》模板打印。

（三）学籍总登记卡和学生成绩单打印时要在左侧留出3厘米空白用于装订；如双面打印，须在同一侧留出3厘米空白，即正面在左侧留出3厘米空白，反面在右侧留出3厘米空白。

（四）学籍总登记卡须加盖学院公章和学校教务部门公章；学生成绩单须有学院审核人、学院负责人签字（签章）并加盖学院公章和学校教务部门公章。

（五）每个专业须附一份详细的学生名单，名单与纸质档案一致，并加盖学院公章。主修专业的学生名单中，退学、结业、肄业、交流、结业换证等情况要在名单中注明；辅修专业的学生名单中，须标注学生获得辅修专业证书、辅修学位证书或退学的情况。名单格式见附件2。

第六条 全日制本科毕（结）业生名单（签领表）、本科毕（结）业生辅修名单（签领表）、结业换证名单（签领表）等须每页加盖学院公章和学校教务部门公章；新生名册、本科毕业生就业方案须每页加盖各相关部门公章。

第七条 继续教育学院毕业生电子注册名单、授予学士学位名单须每页加盖学院公章。

第八条 海外教育学院全日制本科毕业生名单、远程教育本科毕业生名单、远程教育专科毕业生名单、远程教育学士学位授予名单须每页加盖学院公章。

第九条 毕业生合影照要求如下：

（一）纸质照片要求影像清晰、画面完整。电子照片须保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。电子照片为JPEG格式，文件名以“厦门大学**学院**届**系**专业**班本科毕业合影”的方式命名。

（二）每张照片须附上届别、院系、专业、班级、照片中人员姓名等文字说明，照片中人员姓名应按人员排列顺序标注，教师和领导要在其姓名后注明职务。纸质照片的文字说明须打印出来附在照片背面，与照片一起过塑后归档。

第四章  立卷归档要求

第十条 坚持由学籍文件材料形成部门立卷归档的原则。相关学籍材料形成管理部门专（兼）职档案员应按要求及时记录、积累、整理相关学籍档案材料，并按期向学校档案馆移交归档。

第十一条 各学院本科教学秘书进行立卷归档时，应注意：

（一）学籍总登记卡和学生成绩单不可折叠。

（二）申请结业换证的学生，须重新归档学籍总登记卡、学生成绩单及厦门大学本科结业生换证登记表。

（三）由学校或学院统一选派前往其它国内外高校交流学习的本科生，须归档厦门大学本科交流生学分转换申请表及派往学校的课程成绩单原件。

（四）辅修专业的成绩单由辅修专业所在院系教学秘书归档；辅修未取得辅修证书或中途退学的学生成绩单也须归档。

（五）每个学生的归档材料按学籍总登记卡、学生成绩单、本科结业生换证登记表、交流生派往学校的课程成绩单原件、交流生学分转换申请表的顺序排列，再将所有学生按照学号顺序排列。

（六）各学院本科教学秘书须在该届学生毕业后3个月内将学籍总登记卡、学生成绩单、本科结业生换证登记表、交流生派往学校的课程成绩单原件、交流生学分转换申请表、本科毕业生学业排名、本科毕（结）业生名单（签领表）、本科毕（结）业生辅修名单（签领表）、结业换证名单（签领表）、学生名单（含电子版）等材料整理齐全，并填写厦门大学全日制本科生学籍档案移交清单（格式见附件3），向档案馆移交归档。

（七）本科毕（结）业生名单（签领表）、本科毕（结）业生辅修名单（签领表）、结业换证名单（签领表）归档后，如有学生补领取证书的，须先到档案馆履行补签领手续，方可到学院领取证书。

第十二条 教务处每年7月31日前立卷归档上年度以下材料：

（一）以交换培养方式来我校学习的学生的成绩单，按学期进行归档，包括学生成绩单和学生名单。

（二）补发各种证书证明的学生清单，清单内容应包含学生姓名、性别、出生日期、专业、学制、在学期间、学位类别、毕业（授予学位）日期、原证书号、补发日期、证书证字号等信息。

（三）全日制本科生退学、注销学籍等学籍异动材料，包括申请学籍异动的公文阅办单、学院关于本科生申请学籍异动的请示、学院申请学籍异动的学生名单、学生申请表等。

（四）新生名册（含电子版）、本科毕业生业务审查材料、本科毕（结）业生名单、授予学士学位的决定文件（含授予学士学位的学生名单）、本科毕（结）业生辅修名单、结业换证名单。

（五）本科毕业生毕业证书、结业证书、肄业证书、学位证书模板。

（六）本科生毕业论文（设计）及评语电子版。

第十三条 学生处每年7月31日前立卷归档上年度毕业生以下材料：

厦门大学新生信息登记表电子版、学生奖惩材料电子版、学年鉴定表电子版、毕业生登记表电子版、毕业生就业方案（含电子版）。

第十四条 招生办于每年7月31日前将应届毕业生的录取花名册向档案馆移交归档。

第十五条 继续教育学院立卷归档以下材料：

（一）网络教育、夜大学学生学籍总登记卡，按学习形式、学习层次、专业、学号排序整理，连同毕业生电子注册名单（含电子版）、学籍卡对应学生名单（含电子版），以及各种学习形式、学习层次的毕业证书、结业证书、肄业证书模板，在该届学生毕业后3个月内向档案馆移交归档。

（二）每年3月份向档案馆移交归档上年度自学考试、网络教育、夜大学授予学士学位名单、学位证书模板等相关材料。

第十六条 海外教育学院立卷归档以下材料：

厦门大学海外教育学院学生学籍总登记卡、成绩单、学籍总登记卡对应学生名单（含电子版）、全日制本科毕业生名单、远程教育本科毕业生名单、远程教育专科毕业生名单、远程教育学士学位授予名单、毕业生申请学历学位的请示、各类毕业生获取证书中英文模板，在该届学生毕业后3个月内向档案馆移交归档。

第十七条 毕业生合影照片由各学院负责学生工作的领导牵头负责，指定专人（教学秘书、辅导员或其他团委工作人员）做好当年度毕业生合影照片的收集、整理，在每年7月31日前将纸质照片（含文字说明）、电子照片、照片文字说明电子版向档案馆移交归档。

第十八条 归档前须在厦门大学档案馆网站的归档预约系统上进行预约，提交相关材料的电子版文件。学籍档案须由学籍材料管理部门的专（兼）职档案员本人到档案馆办理移交手续，移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正补交。移交时填写移交清单，并签字盖章。移交清单一式两份，双方各执一份。

第五章  开发利用

第十九条 查阅学籍档案应持有效证件及相关证明，办理相应手续，具体见厦门大学档案资料借阅办法。因补充人事档案利用学籍档案的，一般由用人单位直接与厦门大学档案馆对接办理，如本人来办理的，须由档案馆密封、盖密封章后方为有效。摘抄、复制学籍档案内容及出具档案证明，应加盖档案馆业务公章，方为有效。

第二十条 档案馆做好学籍档案的开发利用工作，例如：编辑各种形式的参考资料；提供毕业生中英文出国成绩单，毕业证书、学位证书中英文证明等服务。

第六章  监督管理

第二十一条 档案馆会同各学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行定期监督和检查，及时研究解决学籍档案管理工作中的问题；档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的业务指导。

第二十二条 凡已归档的文件材料需要更正、替换的，必须经文件材料形成部门的主管领导批准、签字，并加盖公章；未经批准，不得更正、替换任何文件材料。

第二十三条 根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的规定，对拒不归档、涂改、伪造、损毁学籍档案等行为追究法律责任。

第七章  附则

第二十四条 本细则由档案馆负责解释。马来西亚分校、继续教育学院、海外教育学院、国际学院等其它类学生学籍档案参照此细则管理。本细则自发布之日起执行，原厦门大学关于学生成绩档案材料管理的规定（厦大办字[1989]48号文件）同时废止。

附件：1.厦门大学学籍档案归档文件材料、立卷归档部门

2.厦门大学XXXX届全日制本科生学籍档案学生名单

3.厦门大学全日制本科生学籍档案移交清单

附件1：

厦门大学学籍档案归档文件材料、立卷归档部门

附件2：

厦门大学XXXX届全日制本科生学籍档案学生名单（主修）

备注：1.所有学生都要归档学籍总登记卡和学生成绩单。
2.交流生若未归档交流成绩单原件和交流生学分转换申请表，须备注说明。
3.结业换证的学生须归档本科结业生换证登记表。
4.所有归档材料都要在相应的位置签字或盖章，盖章清晰、完整。
5.该学生名单须加盖院系公章。

厦门大学XXXX届全日制本科生学籍档案学生名单（辅修）

备注:1.辅修未取得辅修证书或中途退学的学生成绩单必须归档。

     2.所有归档材料都要在相应的位置签字或盖章，盖章清晰、完整。

     3.该学生名单须加盖院系公章。

附件3：

厦门大学全日制本科生学籍档案移交清单（主修）

学院：                 系：                      专业：              

年级：                 毕业时间：

注意：

1.归档的学籍档案以专业为单位。每个专业均须附一份有完整学号、姓名的学生名单，并在名单中详细标注毕业、交流、退学、肄业、结业、结业换证等情况。

2.退学、肄业、结业等异动学生的学籍总登记卡，交流生成绩单原件、交流生学分转换申请表及本科毕（结）业生名单、结业换证名单（签领表）必须归档。

3.每个学生的相关归档材料按照学籍总登记卡、学生成绩单、结业生换证登记表、交流生的交流成绩单原件及交流生学分转换申请表的顺序整理，并按学号顺序排列。

4.教学秘书须在该届学生毕业后3个月内把毕业生学籍档案移交到档案馆并办理移交手续。

5.归档前请在档案馆网站的归档预约系统上进行预约，并提交学生名单和移交清单电子版。

移交人：                                接收单位：档案馆

单位分管领导：                          接收人：

移交日期：     年   月   日             接收日期：      年   月    日

厦门大学全日制本科生学籍档案移交清单（辅修）

学院：                 系：                      专业：              

年级：                 毕业时间：

注意：

1.归档的学籍档案以专业为单位。每个专业均须附一份有完整学号、姓名的学生名单，学生名单中，必须标注获得双学位或辅修情况。

2.辅修未取得辅修证书或中途退学的学生成绩单也必须归档。

3.每个学生的学生成绩单按学号顺序排列。

4.教学秘书须在该届学生毕业后3个月内把毕业生学籍档案移交到档案馆并办理移交手续。

5.归档前请在档案馆网站的归档预约系统上进行预约，并提交学生名单和移交清单电子版。

移交人：                                接收单位：档案馆

单位分管领导：                          接收人：

移交日期：     年   月   日             接收日期：      年   月    日

附件下载：厦门大学本专科生学籍档案管理细则