档案馆  
厦门大学设备档案资料管理规定
发布于:2021/09/29 15:34:14       查看:


精密、贵重仪器设备是高校进行教学、科研的重要物资基础。为了提高学校仪器设备档案的质量和管理水平,充分发挥仪器档案在高校教学、科研中的作用,并为考核高校仪器设备档案工作提供依据,根据教育部颁发的“高等学校仪器设备档案工作规范”的有关规定,结合本校实际情况,特制定本规定:

一、凡我校购置的进口和国产单价人民币10万元(含)以上的教学科研设备的档案,由校档案馆实行集中统一管理。

二、设备管理部门是我校设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有一位领导分管设备档案工作以及一位专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均由设备管理部门负责收集、积累,过程结束后移交校档案馆。设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。

三、重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。

四、学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

五、设备文件材料的整理组卷,坚持由文件材料形成部门立卷的原则。即设备验收完成和进口设备索赔期满后,由形成部门的专(兼)职档案员及时整理组卷。将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。卷内文件材料文字在前,图表在后。

六、卷内文件整理:文件中的金属物拆除,用线装订,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹可保持原状。全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号从1开始,页号位置正面编在右上角,背面编在左上角。归档的案卷必须附有填写好的卷内目录,目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹工整、清晰。案卷组成后填写备考表,写明图纸和文件材料总页数,并对文件材料的完整程度、损坏、缺少情况加以说明。

七、设备档案归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月,进口设备档案为索赔期满后二个月。设备档案移交校档案馆时,设备管理部门的专(兼)职档案人员要填写移交目录一式两份,归档时双方签字,各持一份备查。

八、本规定自公布之日起执行。请设备管理部门和各保管使用部门在今年底前按照本规定的要求先将近五年的设备档案汇总、整理好交校档案馆。



附:仪器设备档案归档范围和保管期限表




厦门大学

2002年11月11日