各院系所研究生秘书：

为了加强学校研究生学籍学位档案资源建设，做好研究生学籍学位档案的收集归档保存利用工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关法规文件的规定精神，结合我校工作实际，对我校学籍学位档案管理工作中归档范围、归档材料及立卷要求、监督管理等工作制订如下要求。

一、归档范围

研究生学籍学位档案的归档范围为硕士、博士研究生从入学、在校学习到毕（结）业、授予学位等受教育过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，凡有厦门大学研究生学籍或被授予厦门大学硕（博）士学位者均纳为我校研究生学籍学位档案归档对象。

二、归档材料要求

1.应归档的文件材料必须齐全完整，文件材料要为原件，确实无法提供原件的，复印件要加盖材料形成单位审核章。

2.不得用易褪色材料书写，打印材料应用A4 纸双面打印并留出装订线。

3.归档材料有要求签名和加盖印章的地方应签字盖章清晰完整。

4.归档材料中贴照片处要打印高清竖版彩色照片或粘贴彩色照片。

5.归档材料记录内容应完整准确，字迹工整清晰，若有信息涂改、更正的，除盖校对章外，还须加盖单位公章。

6.拆除卷内文件材料和论文正稿中的所有金属钉等金属物。

三、归档立卷要求

1.研究生毕业（授学位）后三个月内，学院研究生秘书应将归入校档案馆的材料整理齐整后移交校档案馆；退学或注销学籍的研究生学籍档案应在当年度一同归档；研究生未能在结业三年内通过学位论文答辩、换发毕业证的，在学籍登记表中写入结业证书编号及结业时间，在超过最长年限三年确定不再有答辩机会的三个月内归档。

2.档案移交时需附移交清单（需含详细的学生名单），档案移交清单及学生名单（模板见附件）用A4纸张打印一式二份并加盖学院公章，档案须由研究生秘书本人到档案馆办理移交手续。

3.每份档案内，根据学生的类型填写不同的卷内目录，“有无文件材料”栏用“√”、“×”或“缺”填写，在“页数或份数”栏中标注份数，文件份数需按实际情况填写，比如：硕博连读生需一并归档硕士期间的材料；申请学位相关的材料，按过程中实际产生的份数移交。比如：学位论文送审评阅不止一次的，归档前须将评阅次数标注在论文评阅书封面上，如第一次送审的标注第1次，依此类推；答辩不止一次的相关材料也要全部移交归档等（不含预答辩）。《学位论文答辩情况记录表》、《学位论文答辩决议》制表打印要规范，一页放不下的可以另附页，答辩委员会秘书签名不能被覆盖，符合调档复印或扫描的规范要求。专业学位研究生要归档实践报告表，专业实践报告正文由学院保存；其他学籍异动证明材料如有也应一并归档，附在学籍登记表后。卷内文件请按卷内目录序号顺序排列，卷内目录放入档案袋内，不要粘贴在档案袋外皮上。

4.评阅书需独立成份，多份评阅书不能粘贴在一起。粘贴时靠左侧胶水粘贴，不能盖住任何内容部分。每份评阅书都需要按要求加盖单位公章。

5.移交档案馆的学位论文原创性声明及著作权使用声明必须按要求填写并签名。同时注意检查论文封皮信息和背脊信息是否一致。

6.光盘的刻录：硕士需刻录最终电子版论文光盘（PDF格式）；博士需刻录最终电子版论文光盘（PDF格式）和答辩录音（WAV、MP3格式）或答辩录像（MPEG、MP4、FLV、AVI格式）。光盘的刻录方式：可以单独刻盘，也可以同一届同一批次的合刻在一起（注意：硕士和博士要分开刻）。单独刻盘的要在光盘上标注姓名、院系、学号、培养层次、毕业年月，并在卷内目录内的光盘栏标注份数；光盘合刻在一起的，在光盘上标注院系、培养层次、毕业年月，移交光盘时同时需附一张纸质版学生名单。如果多人合刻多张光盘的，按刻录顺序在光盘上还要依次标记光盘1、光盘2……,学生名单标注一共几张光盘，光盘1：名单、光盘2：名单等，合刻光盘的学生所附的卷内目录栏标记“统一刻盘”。

7.有涉密学位论文的，须将学位档案密封、加盖密封章，在档案袋的封面上注明保密等级、保密期限，在移交清单上注明涉密论文作者，档案馆按涉密档案单独管理。

电子版涉密学位论文的移交归档，应遵守相关保密规定，使用涉密光盘为载体，涉密论文应单独刻盘，涉密光盘上除标注姓名、院系、毕业时间等信息外，还需标注保密等级和保密期限。严禁在非涉密设备及网上传输国家秘密信息。

涉密学位论文档案管理参见厦大研[2006]31号文执行。

四、监督管理

1.档案馆会同研究生院定期对研究生学籍学位档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查，及时研究解决研究生学籍学位档案管理工作中的相关问题；凡不符合规定要求者，根据档案馆的反馈情况，须限期改正补交。档案馆负责研究生学籍学位档案立卷、归档的指导工作。

2.凡已归档的文件材料需要更正、替换的，必须经文件材料形成部门的主管领导批准、签字，并加盖公章；未经批准，不得更正、替换任何文件材料。

3.根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的规定，对拒不归档、涂改、伪造、损毁研究生学籍学位档案材料等行为追究法律责任。

详情见《厦门大学研究生学籍学位档案管理细则》

因2017年9月份批次、2024年6月份批次和2025届6月份批次，研究生学籍学位档案的归档内容分别发生变化等原因，故将调整各类型研究生学籍学位档案卷内目录，请各位教学秘书按照实际需要自行下载。
　　如有疑问，请联系档案馆许老师，电话：2182238。

下载：

1.2017年6月及之前答辩的研究生学籍学位立卷归档移交清单及卷内目录
2.2017年9月及之后答辩的研究生学籍学位立卷归档移交清单及卷内目录    
3. 2024届卷内目录、移交清单
4. 2025届起卷内目录、移交清单.doc
5. 研究生学籍学位档案归档学生名单模板