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厦门大学科学研究档案管理规定

科学研究档案（以下简称科研档案），是指我校在科学研究（含自然科学与社会科学研究）及其实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、电子文件数据及声像载体材料，是学校的宝贵财富。为了进一步提高我校科研档案的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校教学、科研、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《福建省档案条例》以及国务院、教育部、科技部、国家档案局的有关规定，结合我校实际，制定如下规定。

一、     科研档案的管理

1、科研档案工作是学校科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。科技处、社科处和有关院系所要确定分管科研档案的负责人和专（兼）职档案员，认真做好科研档案的收集整理和归档工作。重大科研项目的鉴定、评审工作需有档案管理人员参加，以便于档案的检查和归档。

2、科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。凡是纳入学校管理的科研项目，其档案必须向学校档案馆归档。

二、科研档案归档内容与保管期限

类目名称                                      保管期限

（一）综合卷

1、科研行政管理文件材料                             长期

2、科研计划管理文件材料                             长期

3、科研成果管理文件材料                             长期

4、科研经费管理文件材料                             长期

5、申报科学基金及有关批复                           长期

（综合卷内容由科技处、社科处秘书归档）

（二）科研准备工作卷

1、开题报告（项目申请报告或申请表）                 长期

2、课题调研论证材料                                 长期

3、任务书、合同、协议书                             永久

4、课题研究计划、设计                               长期

（三）研究实验工作卷

1、实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录

（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）         永久

2、数据处理材料，包括计算机处理材料

（如程序设计说明、框图、计算结果）             永久

3、设计的文字说明和图纸。

（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）       永久

4、样品、标本等实物的目录、配套的声像材料

（如照片、录音带、录相带、幻灯片等）           永久

5、研究工作阶段小结、年度报告                       长期

    （四）总结鉴定工作卷

1、研究报告、研制报告 、论文专著                    永久

2、工艺技术报告 （包括测试报告、标准化文件、

查新资料、成本分析报告、使用单位报告等）         永久

3、专家评审意见                                     永久

4、鉴定证书                                         永久

5、鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）   长期

6、推广应用意见                                     长期

7、课题工作总结                                     长期

（五）申报奖励、专利工作卷                        

1、科研成果登记表                                   永久

2、各级奖励项目申报书                               永久

3、科研成果获奖材料（奖状、证书等）原件或影印件     永久

4、理论成果函审的科技项目评审意见书                 永久

5、专利申请文件（说明书、权利要求书、说明书摘要）、

专利受理通知书、授权通知书、专利证书             永久

（六）推广应用工作卷                    

1、转让合同、协议书                                 永久

2、生产定型鉴定材料                                 永久

3、推广应用方案及实施情况                           长期

4、扩大试生产的设计文件、工艺文件                   长期

三、     科研档案的形成和要求

 1、坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。科研课题一经批准，课题负责人（或指定专人）即向科技处或社科处科研档案管理人员办理预立卷手续，领取科研文件材料积累袋等材料。

2、在研究任务开始、进行、完成及申报登记、推广应用的每一个阶段，课题负责人（或指定专人）都要随时注意积累和收集材料。项目完成后，及时将全部文件材料进行整理，按其自然形成过程（按时间顺序）排列，做到系统化。课题负责人必须亲自检查和鉴定所完成课题全部文件材料，看其是否完整、准确、系统，并逐件提出密级建议。

3、科研档案归档文件材料包括纸质文件、电子文件数据和声像载体材料。归档的纸质文件，以原稿为主，并要写明材料作者和完成日期；要保证字迹工整，图样清晰、文字底稿一律用耐久性材料如钢笔书写，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写；归档文件，均须除去金属物，修补破损处，用线装订，以利长期保存。为了便于文件材料的整理和保管，在编写研究方案，研究报告或论文、课题总结时，要采用统一规格的稿纸。

4、如属协作项目，则保存自己承担的任务中形成的文件、材料的原件归档，将复制件交主持单位。

5、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

四、     科研档案立卷归档手续

1、课题完成后，课题负责人应按要求组织整理好“科研准备工作卷”和“研究实验工作卷”两部分材料，经鉴定验收合格并向科技处或社科处办理材料归档手续后，才能申请鉴定或专家评审。课题通过鉴定后一个月内，应向科技处或社科处办理 “总结鉴定验收卷”的材料归档手续。在办理移交手续时，需填写归档说明书、卷内目录、备考表，未办妥文件材料归档移交手续，不予进行科研成果登记与报奖。如有“申报奖励、专利工作卷”、“推广应用工作卷”的文件材料，课题组也应随后及时向科技处或社科处归档。

2、科技处、社科处专（兼）职档案员应在次年六月底前，将上年度应归档的科研档案，集中向学校档案馆移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。

3、科研档案的借阅、管理和开发利用按《厦门大学档案借阅管理办法》等有关规定执行。

加强和完善科研档案的管理，既是科研管理工作的重要组成部分，也是科研人员的职责和愿望。各院、系、所有关的教师、科研人员应积极配合，共同把科研文件材料的立卷归档工作做好。各单位科研秘书有责任帮助做好科研档案工作，分管科研工作的院、系、所领导应检查、督促教师、科研人员按规定，做好科研档案工作。

本规定由档案馆负责解释。

本规定从发布之日起施行，以往规定中与本规定不一致的，以本规定为准。