全校各单位：

为深入贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示，全面记录新冠肺炎疫情这一重大社会公共卫生事件防控工作的真实面貌，永久保存厦门大学在抗击疫情中众志成城、同舟共济、齐心抗疫、共克时艰的珍贵记忆，体现厦门大学在群防群控、科技攻关、科学普及、政策咨询、支援武汉，特别是科技攻关方面作出的积极贡献，根据国家档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》（档函〔2020〕10号）、福建省档案局《关于做好我省应对新型冠状病毒感染肺炎疫情工作文件材料收集归档的通知》（闽档发明电〔2020〕5号）、《关于进一步加强重大事项档案管理工作的通知》（厦大综〔2021〕9号）要求和学校领导批示精神，进一步做好新冠肺炎疫情防控专项档案的收集、整理、归档等工作，现将有关要求通知如下：

一、工作意义

新冠肺炎疫情发生以来，厦门大学深入学习贯彻习近平总书记关于疫情防控的重要讲话、重要批示指示精神，按照党中央、国务院决策部署和上级有关要求，坚决扛起关键时期的政治责任，统筹抓好疫情防控和改革发展稳定工作，在全国一盘棋的疫情防控阻击战中经受了重大考验，贡献了厦大力量。全校在新冠肺炎疫情防控工作过程中形成大量文件材料，这是全体师生员工抗击疫情的真实写照，是全校各单位协同应对突发事件的真实记录，收集整理和保管利用好这些文件材料，对于发挥档案工作基础性支撑性作用，为今后工作查考、经验借鉴、历史研究等有着十分重要的意义。

二、责任分工

1. 各单位要加强组织领导，明确工作责任，指定专人认真做好新冠肺炎疫情防控专项档案的收集、整理、归档，做到应收尽收、应归尽归，确保完整齐全。各单位应明确本单位新冠肺炎疫情防控专项档案归档工作分管领导和兼职档案员，于10月15日前将本单位专项档案归档分管领导和兼职档案员信息（附件1）报送至邮箱archives@xmu.edu.cn。请各单位兼职档案员扫描下方二维码加入微信群，备注单位和姓名，便于及时沟通交流。

    2. 档案馆负责 对新冠肺炎疫情防控专项 档案归档工作 进行 业务指导，接收 、 整理 和集中保管 该专项档案 。

三、收集归档范围

    新冠肺炎疫情防控档案是指在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成且具有保存价值的纸质文件、照片、音像、视频、电子文件、网页、实物等形式和载体的原始记录。厦门大学新冠肺炎疫情防控工作文件材料收集归档范围主要包括:

1. 学校领导关于疫情防控工作的指示、批示、讲话、会议记录和上级领导来校视察、检查疫情防控工作时形成的文件材料，需要学校贯彻执行的上级单位、同级单位的疫情防控文件材料。

2. 校党委、校行政及新冠肺炎疫情防控工作领导小组关于疫情防控和恢复教学、科研、校园秩序等各项工作的规定、办法、意见、通知、会议记录等文件材料。

3. 学校各部门关于疫情防控工作的计划、安排、实施方案、工作措施、工作报告、各类报表、工作总结、会议记录等材料。

4. 学校疫情防控期间开展线上教学的相关材料，包括文件记录、抗疫教学课件、图片影像和工作日志等材料。

5. 学校疫情防控科研攻关单位形成的科研项目材料，包括立项申请、批复、科研过程、实验数据、成果及推广应用等材料。

6. 学校在疫情防控工作中形成的各级、各类新闻报道（包括传统媒体、新媒体、融媒体等）、疫情防控政策咨询、防控知识科普资料（含出版物等）、文艺作品、宣传品及宣传材料。

7. 学校在疫情防控中捐赠外单位及接受社会捐赠、物资收储、分配使用等方面的材料，包括信函、捐赠签名、捐赠证书、照片、视频和媒体宣传材料。

8. 学校加强与疫情防控有关的校园治安综合治理、安全保卫、校园卫生防护等方面的材料。

9. 学校在疫情防控工作中医药用品和相关物资的生产、采购、调拨和保障师生员工生活等方面的材料。

10. 学校疫情防控工作中的宣传表彰活动、典型事迹、经验教训等方面的材料。

11. 学校附属医院团队在抗疫期间形成的相关文件材料，特别是驰援湖北、支援杏林医院、奔赴莆田、厦门各地抗击疫情一线医护人员的个人照片、请战书、抗疫日记、信函（家书）、社交媒体聊天记录、证书，开展医疗救治工作的照片、视频、差旅凭证、媒体宣传材料和防护用品等实物。

12. 厦门大学附属翔安医院关于疫情防控工作的各种预案、方案、医案、标准及治疗技术与操作规程等材料。反映新冠肺炎患者在接受医护人员医治过程中形成的档案资料，如日记、病历材料、照片、音视频等。

13. 学校及师生员工荣获全国、全省、全市、全校抗击新冠肺炎疫情先进个人、先进集体的照片、音视频、证书、简历、事迹材料等。

14. 学校其它与疫情防控工作有关的具有保存价值或特殊意义的文件材料，特别是战斗在抗疫一线的医护、教学、科研、管理、后勤保障等方面工作人员、志愿者的相关材料。

    新冠肺炎疫情防控档案保管期限统一定为永久。

    四、归档要求

1. 新冠肺炎疫情防控专项文书档案归档要求见附件2，声像档案归档要求见附件3，科研档案归档要求见附件4。

2. 2020、2021年度新冠肺炎疫情防控专项档案收集归档工作应于2022年1月10日前完成，分年度、分类别向档案馆归档。

五、联系方式

文书档案：曾晓秋，电话2182238

声像档案、科研档案：张璐阳，电话2183438

教学档案：吴爱华、薛小勤，电话2183438

档案馆邮箱：archives@xmu.edu.cn

 

附件：1.新冠肺炎疫情防控专项档案联络信息表

2.新冠肺炎疫情防控文书档案归档要求

3.新冠肺炎疫情防控声像档案归档要求

4.新冠肺炎疫情防控科研档案归档要求

 

 

                                档案馆

2021年10月8日