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厦门大学档案馆馆藏档案查(借)阅利用暂行规定
发布于:2021/09/13 17:16:08       查看:

厦门大学档案馆

馆藏档案查(借)阅利用暂行规定

 

第一条 为规范厦门大学档案馆馆藏档案查(借)阅利用工作,保护学校档案资产权益,合法合规利用档案信息资源,提高档案利用服务水平,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《中华人民共和国个人信息保护法》《高等学校档案管理办法》《厦门大学档案管理办法》等法规、文件的规定,结合我校实际情况,制定本规定。

    第二条 厦门大学档案馆是厦门大学内设档案管理机构,馆藏档案主要提供本校工作需要利用。本校师生、校友因就业、升学、留学、干部档案审核、职称评聘、离退休、继承、公证等民生需要可以按照有关规定利用馆藏有关档案。

    第三条 档案利用者须履行档案利用手续。因工作需要利用馆藏档案,须提交单位、部门介绍信(注明利用目的、内容范围、利用形式、查阅人),查阅人有效证件,办理利用审批手续。非归档单位、部门查阅利用其他归档单位、部门档案,须提交档案归档单位、部门同意查询的书面授权证明。介绍信和授权证明须加盖公章和负责人签字。

第四条 利用档案原则上在档案馆内进行。档案馆工作人员和档案利用者在交接档案时应点交清楚,档案利用者应精心爱护档案,自觉遵守保密制度,不得翻阅其它与所查内容无关的档案,严禁撕毁、污损、抽拆、篡改、增删档案,违者将依法处理。

第五条 本馆档案原则上不外借。校内有关单位、部门确因工作需要外借时,须履行外借手续,并经档案馆负责人同意。档案借出时间一般不得超过一天,借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责,不得擅自转借。

第六条 查阅利用馆藏涉密档案,须经档案利用单位、部门,涉密档案归档单位、部门及档案馆负责人审批同意,必要时还须经学校保密委办公室和分管校领导审批同意。

第七条 因工作需要利用并公开档案的,需经档案馆负责人同意,与档案馆签订协议,约定具体公布方法及形式,必要时还须报分管档案工作校领导批准。未经学校授权和批准,任何组织和个人都无权公布档案。

第八条 对各类档案中涉及的个人信息,档案馆依法依规进行保护,确保个人隐私权利不受侵犯。

第九条 各类档案查(借)阅利用程序见附件。

第十条 本规定由档案馆负责解释。

第十一条 本办法自2021年11月11日起施行。


附件:1.文书(人事)档案查阅须知

2.学籍学位档案查阅须知

          3.历届毕业生出国成绩单办理须知

4.声像档案查阅须知

5.科研档案查阅须知

6.出版物档案查阅须知

7.基建档案查(借)阅须知

点击此处链接下载上述正文及附件: 厦门大学档案馆馆藏档案查(借)阅利用暂行规定.docx


附件1:

文书(人事)档案查阅须知

一、查阅本部门、本单位文书档案,凭本部门、本单位介绍信和个人有效证件查阅;查阅跨部门、跨单位文书档案,须征得档案形成部门同意,并持本部门、本单位介绍信和个人有效证件查阅。

二、查阅涉密档案, 遵照《厦门大学涉密档案管理规定》,凭《厦门大学涉密档案利用审批表》和个人有效证件来馆查询。

三、查阅历史档案、上级文件及大批量文书档案,须提出书面申请,档案馆负责人批准方可查阅。

四、档案馆保管去世五年以上教职工的人事档案,根据中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》和人事处有关规定,凭个人有效证件及《人事档案查阅审批表》来馆查阅。公证处人员因办理公证查阅人事档案,须出示本人工作证、单位介绍信及《人事档案查阅审批表》来馆查阅。查阅人事档案只能摘录,不能复印,特殊情况须经档案馆负责人批准。


 


厦门大学涉密档案利用审批表

单位


姓名


电话


利用

事由


档号

档案题名

密级

利用形式

备注











档案利用

单位意见



负责人签字(盖章): 年 月 

档案归档

单位意见



负责人签字(盖章): 年 月 

档案馆

意见



负责人签字(盖章): 年 月 

校保密委

办公室意见

(仅查看涉密档案时无须校保密委办公室审批。)


负责人签字(盖章): 年 月 

分管校领导审批意见

(利用绝密级涉密档案,须经分管校领导审批。)

签字(盖章): 年 月 










备注:利用形式是指查看、摘抄、复制、外借等。摘抄请在备注栏中注明摘抄范围;复制请在备注栏中注明复制页数、份数;外借请在备注栏中注明外借时间,去往单位的名称、地址、电话。


干部人事档案查阅审批表

申请查档对象

(列明查档对象姓名、单位、职务及政治面貌)


申请查档人员

(列明查档人员姓名、单位、职务及政治面貌)


申请查档事由





申请查档内容

(如需复制,须明确提出复制要求并列出材料明细)




申请查档人员

  

本人承诺严格按照《厦门大学人事档案查(借)阅暂行办法》等有关规定,查借阅干部人事档案。


经办人(签字):                              

申请查档单位

   

由于需要,现派前往人事处档案室查阅□借出□干部人事档案卷。



负责人(签字):                   (公  章)

          

此栏用于编史修志,撰写大事记、人物传记,举办展览、纪念活动等查档

具有干部管理权限的党委(党组)、组织人事部门意见






负责人(签字):                   (公  章)

            

干部档案管理部门

档案

管理

人员

意见

□符合干部人事档案管理有关规定,建议按相关程序办理。

□其他

   经办人(签字):                     

领导

审批




负责人(签字):                                                     

注:填写前请认真阅读下一页填写说明及注意事项。


 

干部人事档案查阅审批表 填写说明

1.“申请查档对象”、“申请查档人员”、“申请查档事由”、“申请查档内容”、“申请查档人员承诺”、“申请查档单位意见”等栏目须认真填写。若填写不够可另附说明,并在所附说明上加盖公章。

2.因特殊情况需将干部档案借出使用的,或需复制档案材料的,须在“申请查档事由”、“申请查档内容”内详细说明。

3.申请查档单位负责人签批之日起5个工作日内办理有效。

相关规定摘录

1.查借档人员必须是2名中共党员干部,持《干部档案查借阅审批表》并携带本人工作证或身份证,在阅档室查阅。因特殊情况需将干部档案借出使用的,必须在3个工作日内归还。

2.任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部人事档案。查借阅在职校级干部的人事档案,须由副处级以上中共党员干部负责办理;查借阅副教授或副处级以上干部的人事档案,须由副科级以上中共党员干部负责办理;查借阅除以上两类人员之外的干部人事档案,须由中共党员干部负责办理。

3.查借阅档案过程中,严禁随意涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料,查借阅人员应妥善保管档案,不得转借他人,不准无关人员和干部本人翻阅,未经批准不准擅自拍摄、复制干部人事档案内容。经批准摘抄、复制的材料应办理登记手续并由借阅人员负责保管好,不得向无关人员泄露档案内容,用毕及时销毁。

4.查借阅人员应严格遵守保密制度和阅档规定,不得泄露或传播档案内容。违犯者视情节轻重予以批评教育或按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分,甚至追究法律责任。


厦门大学档案查阅利用登记表


查档单位


查档人姓名


查档人身份证号


查档人联系电话


查档日期


查档利用目的


查阅利用文件题名(档号)


查阅利用

效果建议


查阅利用承诺


请查阅利用人仔细阅读下列承诺条款并签名认可:

本人在厦门大学档案馆查阅利用的档案资料,仅供本人本次查阅目的使用,未经厦门大学档案馆正式授权,本人绝不以任何方式出版、公布或转让。


              查阅利用人签名:


对违反承诺者,厦门大学档案馆保留追究其法律责任的权利。



附件2:

学籍学位档案查阅须知

一、查阅内容

1.硕士、博士研究生新生录取花名册、研究生登记表、学籍登记表、成绩登记表、毕业研究生登记表、学位评审材料和学历学位证明等。

2.全日制本、专科生新生录取花名册、学籍总登记卡、成绩单和学历学位证明。

3.成人教育、继续教育本、专科生学籍总登记卡、成绩单和学历学位证明。

4.毕业证、学位证、成绩单的核实认证。

二、查阅要求

1.根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《高等学校档案管理办法》《厦门大学档案管理办法》等法规、文件的规定,提供学籍学位档案利用。

2.学籍学位档案中涉及个人信息的查阅利用按照《中华人民共和国个人信息保护法》中个人信息处理规则办理。

3.以来人、来函、在线申请或邮件的方式查阅档案。因无法确认查询人身份信息,恕不接受电话查询查阅档案的方式,敬请谅解。

4.个人查阅须持身份证、护照、学生证等有效证件。单位查阅须持单位介绍信、查阅人身份证。

5.委托他人办理的,须持委托书、身份证复印件、毕业证书复印件(成人教育必须附上)、学位证书复印件、及被委托人有效证件。(委托书请见模板)

6.认证机构或用人单位核实毕业证书、学位证书、成绩单的,请登录厦门大学档案馆网站的在线服务进行申请。境外机构核实的,请与教育部学位与研究生教育认证处联系,联系电话:010—82379481。



 


委 托 书


姓名×××,身份证号×××××。于×××年至×××年在厦门大学×××学院×××专业(全日制本、专科、硕士、博士、网络教育、函授、脱产、夜大学)学习。现因(利用目的)委托×××,身份证号×××××××××,办理以下材料:

序号

材料名称

份数

1

学籍卡成绩单

1份

2



3



4







×××(委托人手写签名)

                              ××年××月××日


注:

1、若办理本科或成人高考录取名册,需注明参加高考省份。

2、成人教育和海外教育需写明是本科、专科或者专升本,例如网络教育专科

3、被委托人携有效证件办理


附件1:委托人身份证复印件

附件2:委托人学历学位证书复印件


附件3:

历届毕业生出国成绩单办理须知

一、服务事项:提供用于出国留学的中英文成绩单及英文学历学位证明。

二、服务对象:历届厦大已毕业学生(注意:在校生、应届本科毕业生、毕业三年内研究生请直接到厦门大学学生事务大厅自助打印。应届本科毕业生能够在学生事自助打印的期限为证书授予日期起1个月内,研究生毕业生的自助打印期限为证书授予日期起3年内。)

三、办理步骤:

为了方便历届毕业生办理出国留学成绩单,简化办事程序,经学校机关作风建设领导小组决定,本校历届毕业生办理出国留学成绩单统一由校档案馆审核、打印和盖章。同时该项业务实行网上预约办理制度,现将有关步骤规定如下:

1.毕业生访问厦大档案馆的网站(http://dag.xmu.edu.cn),找到预约的入口,提交相应的预约办理申请。(登记个人联系信息及上传毕业证书、学位证书等图片文件)预约入口见文末或网页导航菜单。

2.等待取件通知,档案馆会陆续对您的预约申请进行审核、调档、编录打印及校核等工作,正常办理周期为2-3个工作日(寒暑假或法定节假日适当延后),在您的预约单办理完成后,系统将会发送电子邮件到您预约申请时所登记的电子邮箱,通知您前来取件。若您提交的预约单有资料不齐全或者不准确的情况也会收到我们的退回反馈,要求您按照规范重新提交申请。

3.凭取件通知邮件中的订单号到档案馆取件。

4.如有需要,可到嘉庚主楼1楼的学生事务大厅进行密封,信封请自行准备。信封规格要求(信封自备):
  ①如密封材料用于办理出国出境手续,信封规格为普6或大7,信封落款仅为厦门大学。
  ②其他情况按照材料接收单位要求为准。

四、其他注意事项:

1.若自己打印的成绩单,档案馆恕不受理审核。

2.在校生(含档案未归档的毕业生)、应届本科毕业生以及毕业三年内研究生请到学生事务大厅办理。

3.根据化学化工学院要求,化学化工学院毕业学生办理出国成绩单的需化院研究生秘书出具审批表。


 


附件4:

声像档案查阅须知

一、声像档案原则上只提供校内部门利用。利用者须携带本部门介绍信及个人有效身份证件到馆查阅。如需利用其他部门的声像档案,还需提交归档单位的书面授权证明。校友利用毕业生合影照片,须携带在校所属学院介绍信及个人有效身份证件到馆查阅。

二、校外单位或个人确因工作需要利用校庆声像档案的,除提供单位介绍信及个人有效身份证件外,还须提供归档单位的书面授权证明,经档案馆负责人同意后,方可利用。

三、声像档案利用形式一般是电子版拷贝。纸质版照片原则上不外借,校内部门确因工作需要外借时,须履行外借手续,并经档案馆负责人同意。



 


附件5:

科研档案查阅须知

   一、科研档案原则上只提供校内部门或个人利用。利用者须持课题形成单位介绍信(注明利用者姓名、利用目的、利用内容和利用形式等,并由课题第一负责人签字并加盖公章)和个人有效身份证件来馆查阅。如需利用科技处归档的科研档案,还须持科技处开具的介绍信来馆查阅。

二、校外单位或个人需要查阅我校科研档案,除上述规定外,还须经科技处负责人和档案馆负责人同意后,方可利用。

三、利用涉密科研档案,须按照《厦门大学涉密档案管理规定》,填写《厦门大学涉密档案利用审批表》,履行审批手续后,方可利用。




 


附件6:

出版物档案查阅须知

一、出版物档案原则上只提供校内部门或个人利用。利用者持本单位介绍信和本人有效身份证件即可查阅已出版刊物。若利用原稿、审稿意见等出版过程性文件,还须开具出版单位介绍信(注明利用者姓名、利用目的、利用内容和利用形式等,并加盖公章)。

二、校外单位或个人如需查阅我校出版物档案,除上述规定外,还须经出版单位负责人和档案馆负责人同意后,方可利用。

三、出版物档案只限在馆查阅,不得外借。


 


附件7:

基建档案查阅须知

一、查阅基建档案,须持有档案形成部门(基建处或者资产处)介绍信和本人有效证件,方可查阅。

二、校外人员查阅基建档案,除持有单位介绍信和本人有效证件外,还须征得学校基建部门同意并办理相关手续,方可查阅。

三、确因工程需要,需将基建档案外借的,根据厦门大学档案资料借阅相关规定,履行外借手续,填写《厦门大学档案外借审批表》,经档案馆负责人同意,方可外借。档案借出时间一般不得超过一天,档案借出者必须对档案的安全、完整和保密负责,不得擅自转借。


 


厦门大学档案外借审批表


借阅单位




经办人签字:

领导签字:

单位公章:

借阅人联系电话


借出时间


拟归还时间


借阅利用目的


借阅利用

文件题名

(或内容)


借阅利用承诺


请查阅利用人仔细阅读下列承诺条款并签名认可:

1.本人外借厦门大学档案,绝对保证档案的完整、安全和保密,不得有拆卷、污损、涂改、撕毁或其他毁档行为,不得擅自转借。

2.对违反承诺者,厦门大学档案馆保留追究其法律责任的权利。




借阅人签名:

档案馆审批意见




负责人签字:

年 月 日

归还清点情况



接收人签名:

年 月 日