厦门大学档案馆

馆藏档案查（借）阅利用暂行规定

（2025年12月修订）

第一条 为规范厦门大学档案馆（以下简称档案馆）馆藏档案查（借）阅利用工作，保护学校档案资产权益，合法合规利用档案信息资源，提高档案利用服务水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《中华人民共和国个人信息保护法》《高等学校档案管理办法》《厦门大学档案管理办法》等法规、文件的规定，结合我校实际情况，制定本规定。

第二条 档案馆是厦门大学内设档案管理机构，馆藏档案是学校办学历程中形成的原始记录，主要服务于本校工作需要。本校师生、校友等因就业、升学、留学、干部档案审核、职称评聘、离退休、继承、公证等民生需要可以按照有关规定利用馆藏有关档案。

第三条 档案利用者须履行档案利用手续。因工作需要利用馆藏档案，须提交单位、部门介绍信（注明利用目的、内容范围、利用形式、查阅人），查阅人有效证件，办理利用审批手续。非归档单位、部门查阅利用其他归档单位、部门档案，须提交档案归档单位、部门同意查询的书面授权证明。介绍信和授权证明须加盖公章和负责人签字。

第四条 利用档案原则上在档案馆内进行。档案馆工作人员和档案利用者在交接档案时应点交清楚，档案利用者应精心爱护档案，自觉遵守保密制度，不得翻阅其他与所查内容无关的档案，严禁撕毁、污损、抽拆、篡改、增删档案，违者将依法依规处理。利用档案，原则上以阅览、摘抄方式进行，若确需复制、拍照的，需经档案馆主办人员审核后并报档案馆领导批准后办理。

第五条 本馆档案原则上不外借。校内有关单位、部门确因工作需要外借时，须履行外借手续，并经档案馆负责人同意。档案借出时间一般不得超过一天，借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责，不得擅自转借。如因借出档案者失责造成档案损失、泄密等不良后果的，档案馆将依法依规追究相关责任。

第六条 查阅利用馆藏涉密档案，须经档案利用单位、部门，涉密档案归档单位、部门及档案馆负责人审批同意，必要时还须经学校保密委办公室和分管校领导审批同意。

第七条 除档案馆依法依规主动公开档案外，未经学校授权和批准，任何组织和个人都无权公布本馆馆藏档案。档案利用者确因工作需要利用并公开档案的，需经档案馆负责人同意，与档案馆签订协议，约定具体公布方法及形式，必要时还须报分管档案工作校领导批准。

第八条 对各类档案中涉及的个人信息，档案馆依法依规进行保护，确保个人隐私权利不受侵犯。

第九条 各类档案查（借）阅利用程序见附件。

第十条 本规定由档案馆负责解释。

第十一条 本办法自2025年12月10日起施行。

附件：1.文书（人事）档案查阅须知

2.学籍学位档案查阅须知

3.声像档案查阅须知

4.科研档案查阅须知

5.出版物档案查阅须知

6.基建档案查（借）阅须知

附件1：

文书（人事）档案查阅须知

一、查阅本部门、本单位文书档案，凭本部门、本单位签字盖章的《厦门大学档案查阅利用申请表》和个人有效证件查阅；查阅跨部门、跨单位文书档案，须征得档案形成部门同意，并持本单位、本部门以及档案形成部门签字盖章的《厦门大学档案查阅利用申请表》和个人有效证件查阅。查阅历史档案，需持签字盖章的《厦门大学档案查阅利用申请表》和个人有效证件查阅。

二、查阅涉密档案， 遵照《厦门大学涉密档案管理规定》，凭《厦门大学涉密档案利用审批表》和个人有效证件来馆查询。

三、档案馆保管去世五年以上教职工的人事档案，根据中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》和人事处有关规定，凭个人有效证件及《人事档案查阅审批表》来馆查阅。公证处人员因办理公证查阅人事档案，须出示本人工作证、单位介绍信及《人事档案查阅审批表》来馆查阅。查阅人事档案只能摘录，不能复印，特殊情况须经档案馆负责人批准。

下载：  厦门大学档案查阅利用申请表   厦门大学涉密档案利用审批表   干部人事档案查阅审批表

附件2：

学籍学位档案查阅须知

一、查阅内容

1.硕士、博士研究生录取名单、成绩登记表、毕业研究生登记表、学位评审材料和学历学位证明等。

2.普通全日制本、专科生录取名册、学籍总登记卡、成绩单和学历学位证明等。

3.成人教育、网络教育、海外教育学院毕业生学籍总登记卡、成绩单和学历学位证明等。

二、查阅方法

1.学籍学位档案中涉及个人信息的查阅利用按照《中华人民共和国个人信息保护法》中个人信息处理规则办理。

2.本人来馆查阅须持身份证、护照、学生证等有效证件。单位查阅须持单位介绍信、查阅人身份证。

3.委托他人办理的，须持委托书、身份证复印件、毕业证书复印件、学位证书复印件及被委托人有效证件。（委托书见模板）

4.在线申请查档的，请登录厦门大学档案馆网站首页的“查档申请”提交申请。网址https://cjzshs.xmu.edu.cn/。

5.若因出国出境需要办理英文版本成绩单、学历学位证明，必须登录厦门大学档案馆网站的“毕业生预约办理出国成绩单及学历学位证明”提交预约申请，到馆无法现场提供。网址：https://cgcjd.xmu.edu.cn/。收到材料后，若需密封，请到思明校区颂恩楼1楼学生事务大厅进行密封，信封请自行准备。信封规格为普6或大7，落款为厦门大学。

6.在线提交查档申请的，档案馆办理周期为2～3个工作日（寒暑假或法定节假日适当延后），在办理完成后，系统将会发送电子邮件到注册所用电子邮箱，查阅人可到馆领取或通过快递寄送。

7.认证机构或用人单位核实毕业证书、学位证书、成绩单的，请登录厦门大学档案馆网站的“查档申请”提交申请。境外机构核实的，请与教育部学位与研究生教育认证处联系，联系电话：010-82379481。

下载： 委托书.docx

附件3：

声像档案查阅须知

一、声像档案原则上只提供校内部门利用。利用者须携带《厦门大学声像档案查阅利用申请表》到馆查阅。校友利用毕业生合影照片，须携带在校所属学院介绍信及个人有效身份证件到馆查阅。

二、校外单位或个人确因工作需要利用声像档案的，除提供单位介绍信及个人有效身份证件外，还须经归档单位和档案馆负责人同意后，方可利用。

三、声像档案利用形式一般是电子版拷贝。纸质版照片原则上不外借，校内部门确因工作需要外借时，须履行外借手续，并经档案馆负责人同意。

下载：  厦门大学声像档案查阅利用申请表.docx

附件4：

科研档案查阅须知

一、科研档案原则上只提供校内部门或个人利用。利用者须持课题形成单位介绍信（注明利用者姓名、利用目的、利用内容和利用形式等，并由课题第一负责人签字并加盖公章）和个人有效身份证件来馆查阅。如需利用科技处归档的科研档案，还须持科技处开具的介绍信来馆查阅。

二、校外单位或个人需要查阅我校科研档案，除上述规定外，还须经科技处负责人和档案馆负责人同意后，方可利用。

三、利用涉密科研档案，须按照《厦门大学涉密档案管理规定》，填写《厦门大学涉密档案利用审批表》，履行审批手续后，方可利用。

下载： 厦门大学涉密档案利用审批表.docx

附件5：

出版物档案查阅须知

一、出版物档案原则上只提供校内部门或个人利用。利用者持本单位介绍信和本人有效身份证件即可查阅已出版刊物。若利用原稿、审稿意见等出版过程性文件，还须开具出版单位介绍信（注明利用者姓名、利用目的、利用内容和利用形式等，并加盖公章）。

二、校外单位或个人如需查阅我校出版物档案，除上述规定外，还须经出版单位负责人和档案馆负责人同意后，方可利用。

三、出版物档案只限在馆查阅，不得外借。

附件6：

基建档案查阅须知

一、查阅基建档案，须持有档案形成部门（基建处或者资产处）介绍信和本人有效证件，方可查阅。

二、校外人员查阅基建档案，除持有单位介绍信和本人有效证件外，还须征得学校基建部门同意并办理相关手续，方可查阅。

三、确因工程需要，需将基建档案外借的，根据厦门大学档案资料借阅相关规定，履行外借手续，填写《厦门大学档案外借审批表》，经档案馆负责人同意，方可外借。档案借出时间一般不得超过一天，档案借出者必须对档案的安全、完整和保密负责，不得擅自转借。

下载： 厦门大学档案外借审批表.docx